Thủ tục mở văn phòng công chứng

15/08/2020

Việc đi công chứng tại các phòng công chứng nhà nước tốn khá nhiều thời gian và công sức cho người yêu cầu công chứng. Để giải quyết được vấn đề này, hiện nay có nhiều văn phòng công chứng được thành lập cung cấp dịch vụ công chứng nhanh, công chứng tại nhà. Mang lại nhiều tiện ích cho nhiều người bận rộn. Vậy điều kiện và thủ tục mở văn phòng công chứng như thế nào? Dưới đây Văn phòng công chứng Tây Hồ sẽ giải đáp mọi thắc mắc trên của bạn đọc.

1. Điều kiện thủ tục mở văn phòng công chứng

- Điều kiện về loại hình công ty

Tại Điều 22 Luật Công chứng năm 2014, Văn phòng công chứng bắt buộc phải là công ty hợp danh được tổ chức và hoạt động theo quy định của pháp luật hiện hành có liên quan đến loại hình hoạt động này. Muốn thành lập văn phòng công chứng, cần phải có ít nhất hai công chứng viên trở lên và không có thành viên góp vốn.

Như vậy, chỉ có công chứng viên mới có thể đứng ra thành lập văn phòng công chứng. Các thành viên thành lập văn phòng công chứng sẽ có trách nhiệm và nghĩa vụ đối với các hạng mục liên quan đến lĩnh vực hoạt động.

- Điều kiện về tên gọi

Quy định về tên gọi của Văn phòng công chứng sau khi được thành lập, bắt buộc phải chứa cụm từ “Văn phòng công chứng” và kèm theo họ tên của trưởng văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên khác hợp danh. Tên của các văn phòng công chứng không được trùng nhau hoặc gây nhầm lẫn với các tổ chức hành nghề công chứng khác. Đặc biệt, tên của văn phòng công chứng được thành lập không được vi phạm các giá trị văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của Việt Nam.

- Điều kiện về người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng là Trưởng văn phòng. Được quy định tại Điều 22 Luật Công chứng 2014. Trưởng văn phòng công chứng phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện như: là công chứng viên hợp danh của văn phòng công chứng; có chứng chỉ hành nghề công chứng ít nhất 02 năm trở lên.

Điều kiện thủ tục mở văn phòng công chứng

- Điều kiện về trụ sở

Tại Điều 17 Nghị định 29/2015 bổ sung chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng 2014. Trụ sở văn phòng công chứng phải đáp ứng được các điều kiện sau:

Phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật. Định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp nhận và giải quyết yêu cầu công chứng của người dân và lưu trữ hồ sơ công chứng.
Công chứng viên thành lập văn phòng công chứng nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở tại thời điểm đăng ký hoạt động văn phòng công chứng.
Sở tư pháp phải có trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện đáp ứng được các điều kiện quy định về trụ sở của văn phòng công chứng khi đăng ký hoạt động.

- Điều kiện về con dấu

Văn phòng công chứng phải có con dấu riêng, con dấu không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được tự khắc và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật hiện hành.

- Điều kiện về tài sản

Văn phòng công chứng bắt buộc phải có tài khoản riêng, vì là công ty tư nhân nên hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính. Nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

2. Quy trình thủ tục mở văn phòng công chứng

Thủ tục thành lập văn phòng công chứng cũng được quy định tại Điều 23 Luật Công chứng 2014. Trình tự thủ tục mở văn phòng công chứng được quy định như sau:

Quy trình thủ tục mở văn phòng công chứng

Bước 1: Công chứng viên gửi hồ sơ yêu cầu mở văn phòng công chứng

Công chứng viên đại diện theo pháp luật nộp hồ sơ yêu cầu thành lập văn phòng công chứng cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Hồ sơ bao gồm:

Đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng;
Đề án thành lập văn phòng công chứng nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi tổ chức, nguồn nhân lực, địa điểm đặt trụ sở văn phòng, các điều kiện về cơ sở vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.
Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên.

Bước 2: UBND cấp tỉnh xem xét, phê duyệt quyết định thành lập

Sau khi nhận hồ sơ yêu cầu đầy đủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét, quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ.

Trong trường hợp nếu UBND cấp tỉnh từ chối ký quyết định thành lập văn phòng công chứng, phải gửi thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người đại diện pháp luật yêu cầu thành lập văn phòng công chứng có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

Bước 3: Đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp

Trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng của UBND cấp tỉnh. Công chứng viên đại diện theo pháp luật phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương cho phép thành lập. Hồ sơ đăng ký hoạt động bao gồm:

Đơn đăng ký hoạt động.
Các loại giấy tờ chứng minh về trụ sở ở địa phương nơi quyết định cho phép thành lập.

Quy trình thủ tục mở văn phòng công chứng

Bước 4: Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động

Kể từ lúc nhận đầy đủ các giấy tờ đăng ký hoạt động, trong thời hạn 10 ngày làm việc, Sở Tư pháp sẽ cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.

Trong trường hợp Sở Tư pháp từ chối cấp giấy đăng ký hoạt động, phải có thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người đại diện pháp lý của văn phòng công chứng có quyền được khiếu nại theo quy định của pháp luật.

Trong trường hợp văn phòng công chứng được cấp giấy hoạt động, sẽ được đi vào hoạt động kể từ ngày quyết định có hiệu lực.

Trên đây là những điều kiện và quy trình thủ tục mở văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật đã được Công chứng Tây Hồ tổng hợp. Quý bạn đọc có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được giải đáp.

Thông tin liên hệ: